Il presente documento ha lo scopo di fornire
le informazioni volte a illustrare come Lextel S.p.A. (nel seguito “Lextel”), in
qualità di Titolare del Trattamento, tratta i dati personali del Cliente, dettagliando
operativamente quanto riportato nella “Politica di trattamento dei dati personali”
adottata da Lextel e disponibile sul sito, alla pagina https://www.lextel.it/public/politica-per-la-protezione-dati-personali/
I dati personali conferiti dal Cliente sono
trattati da Lextel in conformità al Regolamento UE 679/2016 (di seguito Regolamento).
DEFINIZIONI
Regolamento: Regolamento
Generale sulla protezione dei dati personali EU 679/2016
Dati
personali: qualsiasi informazione riguardante una
persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera
identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o
indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome,
un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo
online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica,
fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale
Dati
particolari: le informazioni personali relative a
origine etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza
sindacale, stato di salute, vita o orientamento sessuale dell’interessato,
nonché informazioni genetiche, biometriche e di geo-localizzazione
Dati
ex art.10
Regolamento le
informazioni personali relative a condanne penali, reati o a connesse misure di
sicurezza
Titolare
del
Trattamento: la persona fisica o giuridica, l'autorità
pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri,
determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali
Responsabile
del
Trattamento: la persona fisica o giuridica, l'autorità
pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del
titolare del trattamento
Cliente: soggetto (persona fisica o persona
giuridica) che avvia rapporti commerciali con Lextel a seguito di
sottoscrizione, anche elettronica di contratto
Terzi: soggetti
a cui vengono comunicati i dati personali degli interessati
Interessati: persona fisica identificata o
identificabile a cui i dati si riferiscono
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del Trattamento è Lextel S.p.A., con sede in via
Giacomo Peroni 400 – 00131 ROMA – società con socio unico e soggetta alla
direzione e coordinamento della Tinexta S.p.A. iscritta al Registro
Imprese di Roma – CF e n.iscriz. 06675021007 -
Iscritta al R.E.A. di Roma al n° 982817 - P.IVA 06675021007, PEC: lextel@legalmail.it,
email: segreteria@lextel.it.
Per questioni inerenti alla protezione dati personali è
possibile utilizzare la mail privacy@lextel.it.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DATI
Lextel ha nominato un Responsabile della Protezione Dati
Personali (RPD-DPO) che è contattabile all’indirizzo dpo_tinexta@legalmail.it.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Il trattamento delle informazioni
che riguardano il Cliente sarà
costantemente improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e
tutela della riservatezza sia che il trattamento avvenga mediante strumenti
informatici sia che venga effettuato, laddove necessario, in modalità cartacea.
Lextel raccoglie e archivia, anche in forma elettronica, i
dati anagrafici, commerciali e fiscali relativi a ciascun Cliente, al fine di:
1.
adempiere agli obblighi contrattuali (ex art. 6.1, lett. b del Regolamento):
o
consentire l'attivazione,
erogazione, gestione e/o mantenimento dei servizi;
o
consentire, in ragione della
particolare natura dei servizi erogati e delle conseguenze che potrebbero
derivare dal mancato rinnovo contrattuale, il mantenimento dei servizi
acquistati attraverso mail di avviso di scadenza della validità del
prodotto/servizio;
o
prestare assistenza, anche
telefonica, a seguito di esplicita richiesta del Cliente;
2.
perseguire il legittimo interesse
(ex art. 6.1, lett. f del Regolamento) con particolare riferimento alle
seguenti attività:
o
verifica e miglioramento di
processi di analisi di mercato e contatto diretto del cliente, nonché
comunicazione di strumenti di interesse per il Cliente e legati al
miglioramento del servizio offerto, occasionalmente durante l’anno, fatta salva
l’esplicita opposizione del Cliente;
o
comunicare i dati personali a
persone, società o enti che svolgono servizi bancari e finanziari; ovvero a
persone, società o enti svolgenti lavorazioni o servizi di qualsiasi tipo
nell'ambito delle prestazioni contrattuali nonché servizi per riscossioni,
pagamenti, gestione effetti, assegni e altri titoli;
o
scambio di informazioni
infragruppo: le società che fanno parte del medesimo gruppo imprenditoriale trattano
i dati del Cliente al fine di adempiere agli obblighi su di esse gravanti in
forza di leggi e regolamenti per le seguenti finalità: (i) verifiche e
reportistiche interne, (ii) esigenze amministrative, fiscali e finanziarie,
(iii) assistenza tecnica attraverso i differenti canali di comunicazione;
o
tutela della sicurezza
informatica;
o
tutela della società in sede
giudiziaria ed extragiudiziaria;
In ogni caso, il trattamento dei
dati sarà effettuato bilanciando i principi di opportunità e necessità delle
parti. Per il perseguimento delle finalità di legittimo interesse le
comunicazioni avverranno solo per e-mail e non più di una volta al mese.
3.
Inoltre, a seguito di esplicito e
libero consenso, Lextel potrà:
o
comunicare i dati personali del
Cliente per offerte di prodotti e/o servizi erogati dalle sue controllanti e
controllate; ovvero a persone, società o enti di rilevazione della qualità dei
servizi; trattare i dati per informazioni commerciali e ricerche di mercato,
per fini commerciali e promozionali, per offerte di prodotti o servizi erogati da
altri soggetti;
o
inviare nuove proposte
contrattuali, solo a seguito di disponibilità di nuovi servizi/prodotti offerti
da Lextel o di particolari campagne commerciali.
La richiesta di pagamento dei
servizi/prodotti mediante il circuito delle carte di credito comporta il
trasferimento dei dati sufficienti a permettere l’effettuazione del pagamento
attraverso l’Istituto di credito.
I dati personali sono trattati nel
rispetto della normativa vigente, fermi restando gli obblighi di riservatezza e
di segreto professionale.
È escluso l’utilizzo dei dati in
modo difforme e/o in contrasto con le libertà e/o diritti dell’interessato.
Lextel opera in conformità a
quanto previsto dagli artt. 16 e 17 del D.lgs. 70/2013 - Attuazione della
direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della
società dell'informazione nel mercato interno, con particolare riferimento al
commercio elettronico.
OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il mancato, parziale o inesatto
conferimento dei dati richiesti, necessari al perseguimento delle finalità
specificate ai punti 1. e 2. del precedente paragrafo, non consentirà il
perfezionamento del contratto e, quindi, l’erogazione dei servizi.
L’eventuale successiva richiesta di revoca
del trattamento, allo stesso modo, esclude la prosecuzione del rapporto
contrattuale in essere e la fornitura delle prestazioni professionali a esso
correlate.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI
Lextel informa che il trattamento dei dati personali
avviene mediante strumenti manuali e/o informatizzati con logiche strettamente
correlate alle finalità sopra esposte.
Per le finalità di gestione del rapporto contrattuale
(i.e., esecuzione del Contratto, gestione e riscontro delle richieste di
assistenza tecnica, invio di comunicazioni a contenuto informativo inerenti all'imminente
scadenza del Contratto), i dati personali sono conservati per il periodo di
tempo strettamente necessario all'esecuzione del Contratto o a dare riscontro
alla richiesta del Cliente, vale a dire fino alla scadenza del termine di 10
anni dalla cessazione del contratto, fatti salvi i casi in cui la conservazione
per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste
delle autorità competenti o ai sensi della normativa privacy applicabile o da
altra normativa applicabile.
Per le altre finalità, ove ottenuto il consenso, i
dati saranno conservati per 2 anni dalla cessazione del Contratto.
L’aggiornamento dei dati personali del Cliente è sempre a
carico di quest’ultimo.
I dati personali sono raccolti in modalità minimizzata
collegata alla sola identificazione per gli aspetti amministrativi e fiscali. I
dati relativi alle sessioni di lavoro on line sono conservati al solo scopo di
dare evidenza al Cliente delle attività svolte.
I dati potranno essere gestiti attraverso l’utilizzo di
sistemi in modalità cloud per garantire al Cliente le migliori opportunità in
termini di elasticità e flessibilità del servizio, sicurezza fisica e
resilienza dei dati, disponibilità e ridondanza delle risorse.
I sistemi cloud scelti dal Titolare possono essere di
tipo interno all’azienda, presso le proprie sedi, o presso le società collegate
(controllate o controllanti), ovvero relativi a società esterne nel rispetto di
precisi accordi contrattuali, con indicazione della localizzazione fisica dei
dati. La localizzazione fisica dei dati, in ogni caso, sarà sempre in paesi
dell’Unione Europea o in paesi autorizzati dal Regolamento nel rispetto delle
relative clausole di adeguatezza, o delle specifiche clausole contrattuali tipo,
stabilite dall’Autorità Garante del paese di appartenenza, o di norme
vincolanti d’impresa ex art. 47 del Regolamento fermo restando, in ogni caso,
l’esercizio dei diritti dell’interessato (v. sezione Diritti dell’Interessato).
I dati personali sono sottoposti alle misure di sicurezza
previste dell’art. 32 del Regolamento aggiornate e adeguate con regolarità. Lextel
ha attivato, inoltre, sistemi di protezione integrativa al fine di monitorare e
migliorare il livello di sicurezza e adeguatezza contro la perdita, gli usi
illeciti, non corretti o non autorizzati dei dati.
Lextel autorizza l’accesso ai propri servizi solo ai Clienti
identificati e non prevede l’accesso attraverso fiduciari o altro personale
autorizzato.
Costituisce onere del Cliente custodire le proprie
credenziali di accesso ai Servizi per la salvaguardia dell’integrità dei dati
personali e delle informazioni contenuti sul proprio profilo.
I sistemi di sicurezza e, in generale, la sicurezza
dell’infrastruttura hardware e software sono sottoposti ad audit periodici sia
da parte di organismi interni all’azienda che di organismi esterni. Le
strutture esterne di audit o di verifica, dotate di requisiti di indipendenza e
terzietà, sono nominate, Responsabili del Trattamento e sono tenute al rispetto
di vincoli di riservatezza.
L’assistenza è erogata da personale che opera sotto
l’autorità di Lextel, o della sua controllante Visura S.p.A., in forza di
vincoli contrattuali che impongono obblighi di riservatezza e precise
istruzioni impartite da Lextel sulle modalità di tutela della protezione dei
dati personali.
Nel caso di richiesta di assistenza presentata dal
Cliente attraverso chiamata telefonica o mail, il Cliente entrerà in contatto
con un Operatore specializzato, dipendente di Lextel o di diversa società, che
sia stata debitamente nominata Responsabile del Trattamento. L’Operatore
dell’assistenza, operando a diretto contatto con il Cliente, potrebbe venire a
conoscenza di dati personali da quest’ultimo comunicati. In tali condizioni l’Operatore,
istruito da Lextel circa gli obblighi di riservatezza sulle informazioni
trattate e sugli obblighi imposti dal Regolamento, sarà sottoposto alla
autorità del Cliente, che dovrà dare specifiche indicazioni sul trattamento dei
dati e sulle eventuali limitazioni, comportandosi sempre in modo lecito,
corretto e trasparente e limitandosi ad annotazioni di tipo statistico sulla
richiesta stessa.
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
Il Cliente è
informato che i dati da lui stesso conferiti potranno essere trasferiti, nei termini
previsti dalla normativa, alle società collegate e/o controllanti e/o
controllate e/o a società di distribuzione della corrispondenza, con le quali
si applica il principio della minimizzazione dei dati trasmessi limitandosi a
quelli indispensabili per erogare il servizio.
Lextel prevede che Titolari autonomi eroghino servizi su
richiesta del Cliente.
Fra i Titolari autonomi sono presenti:
·
“Gestori delle banche dati” per gli
adempimenti connessi ai servizi dagli stessi erogati. Il trasferimento dei dati
verso tali Gestori sarà preventivamente comunicato al Cliente, con l’avvertenza
che, ove ciò avvenisse, la trasmissione deve intendersi necessaria e
finalizzata alla erogazione del particolare servizio richiesto: un eventuale
diniego al trasferimento potrebbe rendere impossibile l’erogazione del servizio
medesimo. Esplicite informative sul trattamento dei dati effettuate dai
“Gestori delle banche dati” sono disponibili sui rispettivi siti o sul sito https://www.informativaprivacyancic.it/index.aspx
che riporta le indicazioni previste dal Codice di Deontologia e di Buona
Condotta di ANCIC (vedi Allegato A7 del Dlgs 196/2003);
·
Poste Italiane S.p.A., per i servizi di consegna
della corrispondenza destinata ai Clienti;
·
Infocert S.p.A., per i servizi inerenti alla
posta elettronica certificata e la firma digitale;
·
Namirial
S.p.A., per i servizi inerenti alla firma digitale e la fatturazione
elettronica verso la pubblica amministrazione;
·
Visura S.p.A (controllante di Lextel), per
i servizi di erogazione di informazioni commerciali e altre tratte dalla
categoria denominata “banche dati”;
Per taluni
servizi Lextel opera come Responsabile del Trattamento su esplicita nomina di
altri titolari.
Lextel informa che il trattamento potrà essere svolto
anche mediante l’ausilio di persone fisiche o giuridiche preposte a tali
attività in qualità di “Responsabili del Trattamento”.
Responsabili del trattamento potranno essere:
-
società che gestiscono i servizi di
manutenzione delle attrezzature hardware e software di Lextel;
-
società di distribuzione della corrispondenza
(quando non Titolari autonomi);
-
società di distribuzione e rivendita di
prodotti e servizi sul territorio;
-
società che gestiscono il servizio di avviso
di scadenza: il servizio di avviso scadenza potrà essere demandato ad altre
società che tratteranno, quali meri intermediari della comunicazione, solo i
dati identificativi (cognome e nome) e l’indirizzo mail del Cliente.
Il Cliente potrà richiedere l’elenco dei Responsabili del
Trattamento al seguente indirizzo segreteria@lextel.it, allegando
documento di identità valido.
La maggior parte delle operazioni sopra
citate potranno essere effettuate direttamente dal Cliente nella pagina del
proprio profilo.
Anche
i Responsabili del Trattamento nominati da Lextel saranno obbligati a rendere
esercitabili i diritti sopra elencati.
Il Cliente,
inoltre, ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
·
per motivi legittimi, al trattamento dei
dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della
raccolta;
·
al trattamento di dati personali che lo
riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o
per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
La rettifica,
ove non possibile in modo diretto dal proprio profilo, oppure l’opposizione
potrà essere richiesta/comunicata all’indirizzo privacy@lextel.it.
Per il Cliente
sarà sempre possibile revocare il
consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento
basata sul consenso prima della revoca e il diritto di proporre reclamo a
un'autorità di controllo.
NOTA PER IL TRATTAMENTO DI CATEGORIE
PARTICOLARI DI DATI E DATI RELATIVI A CONDANNE PENALI E REATI DI SOGGETTI TERZI
– SERVIZIO QUADRA
Per i dati personali di cui il Cliente è in possesso in
considerazione della propria attività professionale, ivi incluse le categorie
particolari di dati e/o i dati relativi a condanne penali e reati di cui agli
artt. 9 e 10 del Regolamento Europeo 679/2016 (“Regolamento” o “GDPR”), il Cliente deve
intendersi quale Titolare del
Trattamento e soggetto, come tale, ai previsti obblighi in materia di protezione
dati personali e, quindi, responsabile delle eventuali violazioni di legge. Per
questa tipologia di dati il Cliente nomina espressamente Lextel quale “Responsabile del Trattamento” ai sensi
dell’art. 28 del Regolamento relativamente al trattamento informatizzato degli
stessi, compresa la loro conservazione e per l’erogazione del servizio di
assistenza sul funzionamento di “QUADRA” ove richiesto.
Lextel, in qualità di soggetto che per esperienza,
capacità ed affidabilità può fornire idonea garanzia del pieno rispetto delle
vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo
relativo alla sicurezza, per i trattamenti di dati personali, inclusi quelli di
cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento, assumerà l’incarico di Responsabile del
Trattamento secondo le indicazioni del Titolare del Trattamento di seguito
richiamate ed in conformità al Regolamento. Lextel dichiara che il trattamento
verrà sempre effettuato nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento
attraverso i sistemi, anche cloud, dalla stessa Lextel controllati, ovvero attraverso
le misure idonee ad assicurare il livello di sicurezza adeguato alla normativa applicabile
ed alla organizzazione e tecnologia disponibile.
Il Titolare del Trattamento può, in ogni momento,
chiedere modifiche alle modalità del trattamento effettuato dal Responsabile
per suo conto, purché queste non siano in contrasto con le prescrizioni del
Regolamento e con le prescrizioni normative. Le richieste di modifica dovranno
essere formulate per iscritto a mezzo PEC all’indirizzo lextel@legalmail.it.
In forza del Regolamento, il Titolare del Trattamento, in
caso di cessazione del rapporto contrattuale, potrà chiedere la restituzione
e/o cancellazione di tutte le informazioni che costituiscono la banca dati
oggetto del trattamento.
Le categorie di dati di cui agli artt. 9 e 10 del
Regolamento saranno cancellati in modalità sicura entro 90 giorni dalla cessazione
volontaria del rapporto contrattuale.
Il Titolare del Trattamento è informato che la
restituzione dei dati potrà avvenire mediante apposita funzione di download
disponibile sui sistemi del Titolare.
NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO
L’atto di nomina
della Lextel quale Responsabile del Trattamento è disponibile sulla piattaforma
QUADRA, successivamente
all’autenticazione, sul menu “Profilo” (identificato con il nome e cognome
dell’utente) alla voce “Contratto”. Dopo la sottoscrizione del documento con
firma digitale, il Titolare (i.e. Cliente) dovrà effettuare l’upload dello
stesso sul sistema, secondo le indicazioni riportate nelle pagine utilizzate.
Responsabile del trattamento è LEXTEL S.p.A. via Giacomo
Peroni 400 – 00131 ROMA -Iscritta al Registro Imprese di Roma – CF e n° iscriz. 06675021007 - Iscritta al R.E.A. di Roma al n°
982817 - P.IVA 06675021007, PEC: lextel@legalmail.it.
La nomina a
Responsabile del Trattamento decade automaticamente alla cessazione del
rapporto contrattuale.